Définir le budget de votre conférence

Une conférence peut être un poste de dépense important. Certaines dépenses peuvent paraître inattendues et mieux vaut avoir une vision d’ensemble dès le départ pour avoir la trésorerie adéquate au moment de payer les factures qui vous incombent.

Estimer le budget pour votre salle de conférence

Le budget de la salle de conférence est le plus évident et celui auquel on pense souvent en premier. Si vous louez une salle de conférence nue, il ne couvre en réalité qu’une partie limitée de votre événement. En revanche, si vous avez opté pour l’option du tout en choisissant un hôtel ou un lieu de séminaire qui organise votre conférence de A à Z, alors le devis reçu par le lieu devrait être le plus important.

Définir le prix de vos équipements à louer

Si votre salle de conférence n’est pas équipée de tout le mobilier, matériel audiovisuel ou équipement de cuisine que vous souhaitez, il vous faudra sans doute les louer. En fonction du degré d’adaptation du lieu que vous souhaitez, la facture peut varier de manière significative. Changer un lieu du tout au tout est possible mais se fera à un prix non négligeable qu’il faudra correctement budgétiser à l’avance pour éviter les mauvaises surprises.

Calculer le budget de la restauration

Que vous optiez pour un cocktail, un buffet, un banquet ou simplement des collations entre vos animations, la restauration peut être un poste de dépense conséquent. Là encore, planifier en avance vos besoins permet d’éviter les mauvaises surprises. Si votre salle de conférence se situe dans un lieu où la restauration est incluse, ce budget pourra s’inscrire dans la facture globale du lieu de réception, ce qui facilite les calculs.

Estimer le prix du personnel d’accueil et de services

Pour les conférences avec de nombreux convives, il est parfois nécessaire de se doter de personnel d’accueil, de serveurs ou encore d’une équipe de sécurité. Les besoins sont très variables suivant la nature de votre événement et de vos convives. Tâchez de faire la liste des personnels externes à votre entreprise qui seront à même de travailler aussi bien à la préparation de votre conférence que le jour J pour l’estimer au plus juste.

Définir le montant des prestations de vos conférenciers

Les conférenciers sont rarement gratuits, et les prestations des conférenciers les plus prestigieux peuvent très vite faire grimper la facture globale de votre conférence. Essayez de déterminer le plus en amont possible le prix que vous êtes prêt à mettre dans vos intervenants pour ne pas vous faire surprendre à quelques semaines du début de votre conférence.

Allouer un montant pour les imprévus

Budgétiser implique parfois de tenter de prévoir l’imprévisible. Malgré un rétroplanning parfait, vous ne pourrez pas tout prévoir, et avoir un fond disponible pour toutes ces petites dépenses de dernière minute peut être salvateur et faire gagner du temps à tout le monde. Le montant à budgétiser dépend de la taille et de la nature de votre conférence, mais aussi de votre appétence au risque et de la fougue de votre directeur financier.

Ne pas négliger la trésorerie

Une conférence ne se planifie pas en un jour. Plusieurs paiements de montants différents vous seront demandés avant et après sa tenue. Soyez sûr d’avoir la trésorerie suffisante pour payer les nombreux arrhes, acomptes, cautions et factures qui jonchent le chemin des organisateurs de conférences.