Même si chaque conférence est unique, des grandes lignes qui se retrouvent dans la plupart des conférences peuvent être établies pour vous aider à ne pas passer à côté d’une étape importante. Afin de ne manquer aucune d’entre elles et d’organiser votre conférence de manière fluide, nous vous recommandons de les suivre dans l’ordre.
Étape 1 : Définir les étapes de l’organisation de votre conférence
Avant de vous lancer les yeux fermés dans l’organisation d’une conférence, définissez les membres de votre équipe qui y travailleront ainsi que leurs tâches respectives. Si vous n’êtes pas un professionnel de l’organisation d’événement, nous vous conseillons d’inclure une équipe qui sera en charge de l’organisation de la conférence, une équipe marketing ou des ventes ainsi qu’un service administratif comme la comptabilité ou les finances.
Cette étape vous permettra de définir des responsabilités claires de chacun et de préparer un rétroplanning complet pour que votre conférence soit organisée en temps et en heure.
>Les étapes de planification d’une conférence
Étape 2 : trouver l’objectif de votre conférence
Chaque conférence a un objectif bien précis et c’est ici que vous devez commencer pour que votre événement s’organise naturellement. Que vous cherchiez à rassembler des collaborateurs pour leur montrer les plans d’avenir de votre entreprise, à présenter un nouveau produit devant la presse ou à organiser un congrès avec les spécialistes de votre industrie, chaque conférence s’articulera autour de dynamiques différentes qu’il convient d’identifier à l’avance.
Étape 3 : Définir les besoins de votre conférence
Une fois que votre objectif est clairement défini, nous vous conseillons de vous pencher dès à présent sur les besoins de votre conférence. Cette étape est cruciale pour ne pas perdre de temps pour la suite, notamment lors de la comparaison des salles de conférence.
Tâchez de définir le nombre d’invités que vous attendez, si vous souhaitez ou non les héberger, s’ils participeront à des animations organisées par vos soins ou encore s’ils accèderont à votre lieu de conférence en voiture, en transports en commun ou autre.
Étape 4 : Définir le budget de votre conférence
Lorsque vous avez vos objectifs et vos besoins bien définis, allouez un budget maximal à votre conférence, qui comprend tous les aspects de son organisation. Cette étape est vitale pour ne pas perdre de temps à demander des devis à des salles qui ne seront pas dans vos moyens, mais aussi pour avoir une vue d’ensemble de votre budget à allouer en fonction des différents devis que vous recevrez par la suite.
Si vous êtes un organisateur de conférence, cette étape est également idéale pour définir les entreprises à même de sponsoriser votre événement.
>Définir le budget de votre conférence
Étape 5: Définir le type de salles adapté à votre conférence
Les étapes précédentes vous aident à faire une première présélection de vos besoins. Si vous cherchez une salle de conférence dans un hôtel par exemple, vous pouvez d’ores et déjà exclure toutes les salles qui ne sont pas dans des hôtels. Si vous êtes à la recherche d’un lieu unique comme un château, un domaine ou une résidence touristique, vous pouvez par la même occasion éliminer les lieux trop communs.
Étape 6 : Comparer les salles disponibles pour votre conférence
Lorsque vous avez vos besoins et vos budgets bien définis, comparer les salles disponibles devient un jeu d’enfant. Plusieurs plateformes de location de salles professionnelles vous permettent de sélectionner vos critères dans leurs moteurs de recherche pour vous offrir uniquement les salles qui vous sont adaptées.
Il vous suffit ensuite de faire vos demandes de devis en ligne puis d’attendre les réponses des lieux que vous avez sélectionnés.
Étape 7 : Choisir votre salle de conférence et négocier les modalités d’organisation
Lorsque vous avez reçu plusieurs devis, il est temps de jeter votre dévolu sur l’une des salles que vous avez présélectionné. N’hésitez pas à vérifier toutes les modalités de location avec les propriétaires ou gérants du lieu avant de signer le contrat final. Du matériel disponible aux responsabilités de chacun, cette étape est primordiale pour éviter les mauvaises surprises le jour J.
Étape 8 : Inviter vos conférenciers
Maintenant que vous avez votre salle de conférence, vous pouvez inviter vos conférenciers et autres intervenants. C’est aussi le bon moment pour annoncer votre conférence à vos invités. Si vos intervenants ou conférenciers sont particulièrement demandés ou qu’ils sont vitaux à la tenue de votre conférence, cette étape peut bien sûr être avancée dès l’étape 4 pour être certain de louer une salle disponible à une date compatible avec la venue de vos conférenciers.
>Les stratégies pour sélectionner vos conférenciers
Étape 9 : Louer le matériel de conférence et de séminaire
Certaines salles sont tout équipées et sont pratiquement “plug’n’play”. D’autres sont partiellement équipées avec vidéoprojecteurs ou matériel de sonorisation quand certaines sont simplement nues. Si vous êtes dans les derniers cas ou si vous avez des besoins d’équipements importants, de nombreux loueurs de matériel vous aideront à organiser votre conférence en vous aiguillant dans le choix de vos équipements et leur installation.
>Location de matériel de conférence et séminaire
Étape 10 : Organiser les prestataires pour votre conférence
Une conférence est parfois un balais incessant de prestataires de tous types : traiteurs, fleuristes, techniciens et autres hôtes et hôtesses d’accueil peuvent faire partie de votre événement. Prenez de l’avance pour ne pas céder à la panique et pour ne pas laisser les imprévus de dernière minute vous submerger.