Les étapes de planification d’une conférence

Organiser une conférence peut être une tâche ardue qui nécessite de coordonner de nombreuses équipes et intervenants. Une conférence demeure un projet qui doit être considéré en tant que tel avec un mode de gestion spécifique, un suivi ainsi que des responsables.

Afin de vous aider dans votre tâche, nous vous proposons de suivre les étapes suivantes pour faciliter la gestion et la planification de votre conférence.

Etape 1 : faire une réunion préalable avec vos équipes

Une bonne conférence est une conférence dont son objectif, son contenu et son budget sont bien définis. Avant de vous lancer tête baissée dans l’organisation d’une conférence, il est donc préférable de vous asseoir avec vos équipes pour faire un brainstorm, s’accorder sur les objectifs ou encore définir les limites de la conférence.

Plusieurs services peuvent se joindre à la discussion suivant votre entreprise et ce qui est attendu de votre conférence.

Les équipes marketing et ventes ont souvent un rôle prépondérant dans les conférences, et peuvent apporter un aspect stratégique non négligeable même lorsque le sujet de la conférence est a priori éloigné de leur spécialité.

Vos équipes techniques sont peut-être l’objet de votre conférence pour la présentation d’un produit ou d’une avancée technologique à présenter et auront sans doute des impératifs à respecter pour leur présentation qu’il convient de prendre en compte dès le départ.

Un service administratif, notamment ceux en charge des finances, vous seront nécessaires pour fixer un cadre budgétaire à votre projet.

Ces réunions permettent en plus de définir les grandes lignes de votre événement, de commencer de manière informelle à définir qui pourra prendre en charge les étapes de votre conférence ou qui pourra en faire le suivi.

En considérant votre conférence comme un projet dès le premier jour, vous mettez toutes les chances de votre côté pour bien réussir son organisation.

Etape 2 : Décider de la date de votre conférence

Décider de la date de votre conférence est une étape cruciale dans sa planification, puisqu’elle servira de base à votre rétroplanning.

La date idéale n’existe pas, et est souvent une affaire de compromis. Plusieurs paramètres sont à prendre en compte qui dépendent des points de friction de votre événement. Parfois, les intervenants sont moins disponibles que les salles, parfois ce sont les clients à réunir qui ont des disponibilités plus limitées.

Dans la majorité des cas, votre date sera décidée en fonction de ce qui est le plus en tension dans votre événement.

Etape 3 : Etablir le rétroplanning de votre conférence

Lorsque les lignes de votre conférence ainsi que sa date ont été fixées, les choses sérieuses commencent.

Qui dit gestion de projet dit établissement de rétroplanning, et chaque conférence se doit d’en avoir un.

Le rétro planning vous aide à avoir une vision d’ensemble quant aux étapes d’organisation de votre conférence. Non seulement vous aurez tous les détails dont vous avez besoin pour mener à bien votre projet, mais vous aurez également une vision sur les missions de chacun ainsi que les points critiques à ne pas manquer.

Il ne vous manque plus qu’à assigner chaque étape à une personne ou une équipe, et de désigner un responsable du projet qui sera chargé de donner du rythme au projet et de vérifier que les dates sont bien respectées. Comme une conférence est à une date fixe, ce dernier devra faire très attention aux étapes situées sur les chemins critiques du projet, qui devront absolument être dans les temps pour ne pas mettre en péril votre conférence.