De quelle manière sponsoriser votre conférence ?

Trouver des sponsors pour sa conférence peut être une option particulièrement intéressante. Bien sûr, pour nombre d’entreprises qui organisent des conférences en interne, la question ne se pose pas. Mais pour les organisateurs professionnels de conférences ou pour ceux qui souhaitent organiser une conférence à moindre coût, sponsoriser sa conférence peut avoir de nombreux avantages.

Si vous souhaitez que votre conférence se fasse sponsoriser, voici une manière de procéder.

Etape 1 : Identifier les sponsors potentiels

Suivant le sujet de votre conférence, plusieurs types d’entreprises pourraient avoir un intérêt à vous sponsoriser. Par exemple, une conférence sur le dépassement de soi pourrait attirer des sponsors aussi bien sportifs, industriels ou encore gouvernementaux.

Pour vous aider à les identifier, le mieux reste de vous demander qui a le plus d’intérêt à se voir exposé à votre conférence. Que ce soit pour des questions d’image, de publicité ou encore de réseautage, de nombreuses entreprises n’hésitent pas à sponsoriser des conférences.

Lorsque vous avez identifié les entreprises ou le secteur d’activité des entreprises susceptibles d’être intéressées par votre conférence, identifiez celles qui ont des programmes de sponsoring ou si elles ont déjà sponsorisé des conférences et autres événements de ce type par le passé.

Etape 2 : Préparer une offre de sponsoring

Avant de contacter vos sponsors potentiels, assurez-vous d’avoir une offre de sponsoring solide.

Pour cela, commencez par présenter les détails de votre conférence : le sujet, les organisateurs, les sponsors actuels, les précédentes conférences ou les précédents sponsors ou bien encore le public attendu à votre conférence.

Suivant le sujet de votre conférence, il peut être intéressant de détailler la démographie attendue au cours de votre événement, les conférenciers ou bien encore les employés de votre entreprise. Tout ce qui pourrait donner davantage de poids à votre candidature et faire passer votre conférence comme un bon parti pour recevoir une offre de sponsoring.

Par exemple, si vous attendez 1000 personnes d’un certain domaine d’activité, vous pouvez facilement expliquer à votre sponsor potentiel qu’il sera facile d’atteindre ces 1000 personnes qui seront toutes au même endroit ce jour-là.

Ensuite, définissez plusieurs offres suivant les budgets et les niveaux d’intention attendus. Bien évidemment, plus le sponsor est généreux et plus l’offre est alléchante et son nom associé à l’événement.

Etape 3 : Contacter les sponsors

Lorsque votre offre est prête et que vos sponsors sont clairement identifiés, vous pouvez commencer à les contacter.

Envoyez l’offre avec des messages aussi personnalisés que possible pour avoir une chance de passer les différents filtres et échelons d’organisations qui s’offrent à vous. Faites en sorte de faire un suivi de qui vous avez contacté afin de pouvoir les relancer par la suite.

Proposez les offres les plus importantes pour vos sponsors qui paraissent les plus intéressés, et ajustez vos offres à la hausse comme à la baisse si vous sentez que vos premières estimations n’étaient pas adaptées.

Si vos sponsors sont des grandes entreprises ou des organisations gouvernementales, la prise de décision peut être longue et fastidieuse. Si vous avez absolument besoin d’un sponsor pour votre événement, essayez de vous mettre à la tâche le plus tôt possible pour être certain de rentrer dans les délais. Lorsque c’est possible, essayez toujours de négocier avec la personne décisionnaire ou à défaut celle la plus haute hiérarchiquement afin de ne pas perdre de temps.