Comment organiser un buffet pour votre conférence ?

Lorsqu’on organise une conférence, offrir à ses convives un buffet pour se restaurer est une option efficace et savoureuse. Chacun choisit en fonction de ses goûts son menu et se sert sans devoir faire appel à de nombreux serveurs. Ceci dit, malgré son apparente simplicité, organiser un buffet demande de la préparation.

Déterminer les besoins de votre buffet

Comme de nombreux autres aspects de l’organisation de votre conférence, organiser un buffet demande de déterminer avec précision vos besoins.

Outre les menus, la première chose sur laquelle se pencher tient d’abord à un aspect pratique : le nombre de places assises disponibles. Avant de vous pencher tête baissée dans le choix des plats, vous devez donc vous assurer que vous avez suffisamment de tables et de chaises pour asseoir tous vos invités au même endroit. Contrairement à un cocktail, le buffet implique de faire attention à la capacité de votre salle pour être sûr que vous puissiez restaurer tous vos convives en même temps.

Si votre salle de conférence manque de chaises, de tables ou encore de stands où installer un buffet ou un bar, vous pouvez facilement louer ces équipements pour transformer votre espace de conférence en un lieu de restauration.

Sélectionner les traiteurs et prestataires

Le choix des traiteurs et prestataires pour organiser votre buffet dépend beaucoup de votre salle de conférence ou de séminaire. Par exemple, si vous hébergez votre conférence dans un hôtel, il y a fort à parier que l’hôtel soit déjà doté d’un service de restauration à même d’organiser intégralement le buffet, de la confection des menus au service en salle. D’autres espaces de conférence, à défaut d’être équipés d’un service de restauration interne, sont habitués à recevoir des événements professionnels et à collaborer avec des prestataires adaptés. Ils peuvent ainsi vous mettre en relation avec ces derniers, voire être l’intermédiaire privilégié pour cet aspect de l’organisation de la conférence suivant ce que vous aurez convenu au préalable avec eux.

Si votre salle de conférence ne possède pas de service de restauration ni de prestataires avec lesquels elle a l’habitude de collaborer, vous trouverez facilement sur internet des traiteurs de votre région qui sauront vous aiguiller vers le choix de buffet à même de vous plaire.

Choisir un menu pour votre buffet

Même si un buffet implique par définition une certaine palette de choix, il reste à déterminer un menu qui sera à même de plaire à vos convives et de rentrer dans le budget que vous vous êtes fixé.

Votre traiteur ou autre prestataire de restauration saura vous aiguiller dans le choix d’assortiments de plats chauds, plats froids et autres boissons qui ont du succès au cours des conférences et séminaires. Pour les conférences internationales avec des délégations étrangères, vous pouvez avoir besoin d’adapter la carte afin de proposer des menus qui respectent les us et coutumes de vos invités.

Si vous avez des doutes quant au menu le plus adapté, rien ne vous empêche de vous adonner à une voire plusieurs dégustations avant de jeter votre dévolu sur celui qui vous a fait chavirer vos papilles.