Organiser une conférence en ligne est de plus en plus populaire. Il faut dire que la pandémie de Covid-19 a popularisé une pratique autrefois réservée aux entreprises du numériques et aux nomades pour en faire l’un des incontournables du monde de l’entreprise moderne.
Tout comme vos conférences physiques, les conférences en ligne requièrent une organisation et certains équipements pour ne pas tourner au fiasco. Les bonnes pratiques du monde réel s’appliquent aussi en ligne, même si les prérequis ne sont pas nécessairement les mêmes.
Le matériel nécessaire pour une conférence en ligne
Une bonne conférence en ligne est une conférence qui a été correctement préparée. Bien sûr, les règles de bon sens comme prévoir ses intervenants, préparer son intervention et avoir un planning clair sont autant valables en ligne qu’hors ligne.
L’une des différences principales vient en réalité du matériel nécessaire pour être certain que votre conférence se déroule au mieux.
L’indispensable des visioconférences est une connexion internet suffisamment stable et rapide pour pouvoir effectuer votre appel. Les réseaux partagés, les connexions à faible débit ou les wi-fi défaillants sont à proscrire autant que possible.
L’autre élément important et souvent négligé de vos conférences en ligne est un micro de bonne facture. Le son est plus important que l’image dans la majorité des conférences en ligne. Un bon micro est un investissement qui ne vous décevra pas.
Lorsque vos visioconférences s’y prêtent et que votre connexion est suffisamment puissante, une webcam est bien sûr très agréable, même si rarement essentielle.
Un bon ordinateur, un bon éclairage et une chaise confortable sont également des plus non négligeables pour vos conférences en ligne.
Les outils numériques incontournables pour vos conférences
L’offre d’outils de partage s’est démultipliée ces dernières années. De nombreux outils numériques permettent d’héberger vos réunions, conférences et même webinar en ligne.
Parmi les plus connus, zoom, microsoft team, skype ou encore whereby ont conquis les professionnels pour des espaces de rencontre limités.
Pour les événements de plus grande ampleur comme les webinars ou les conférences en ligne, divers services comme Livestorm, ClickMeeting ou encore GoToWebinar vous permettent d’accueillir jusqu’à 5000 convives, de leur partager votre écran et d’interagir avec eux via des chats ou des Q&A.
Louer une salle pour vos visioconférences
Si vous n’avez pas de salle appropriée pour vos visioconférences chez vous ou à votre bureau, certains établissements vous louent leurs salles entièrement équipées pour les vidéos conférences.
Décor élégant, connexion très haut débit dédiée ou encore service pour les collaborateurs qui vous accompagnent, louer une salle pour votre conférence en ligne peut s’avérer être une option particulièrement judicieuse.