Un maillon de la chaîne

Être secrétaire générale d’une agence à l’Office national des forêts.

[Témoignage recueilli par Pauline Miel.]


Je suis Secrétaire générale de l’Office national des forêts (ONF) à l’Agence Berry-Bourbonnais, à Bourges. Nous sommes plus de soixante-quinze personnels, qui gérons l’Allier, le Cher et l’Indre. Nous réalisons un des plus gros chiffres d’affaires pour la vente de bois en France. Ces bons résultats sont surtout liés au chêne à merrain, très apprécié des tonneliers car idéal pour des grands crus – c’est d’ailleurs un bois qui s’exporte très bien.

Je ne travaille pas à Bourges par hasard

Je suis Berruyère de naissance. Certains travaillent à l’ONF par affinité avec le monde forestier, ce n’est pas du tout mon cas. Mes parents n’étaient pas forestiers, je ne suis jamais allée faire de bois en forêt le week-end ; j’ai été élevée en ville et la forêt reste pour moi un milieu où je ne suis pas très à l’aise, sauf pour une promenade sur les larges allées forestières, comme le font une majorité d’urbains. Si je me promenais seule dans les bois, je risquerais de me perdre et d’être retrouvée desséchée au bout de deux semaines ! Je serais incapable de vivre dans une maison forestière isolée, même si certaines sont splendides. À l’ONF, je suis une « administrative ».

Après un bac secrétariat, j’ai cherché du travail sur Bourges. J’ai commencé par un job d’été dans une coopérative agricole où finalement je suis restée quatre ans, travaillant neuf mois par an. Le premier été, j’ai fait un inventaire dans un silo ; par la suite j’ai vendu des semences en vue des récoltes. La vie était belle : encore chez mes parents, je n’avais pas besoin de beaucoup d’argent ; et puis j’avais trois mois de vacances l’hiver. Mais cette alternance entre mon emploi et les allocations chômage ne pouvait pas durer éternellement.
À vingt-quatre ans, j’ai trouvé un poste de secrétaire à plein temps en CDD dans un petit cabinet d’assurance en franchise où je suis restée deux ans. À la fin de mon contrat de travail, je me suis mariée et j’ai attendu mon premier enfant : ce n’était plus le moment d’envoyer des candidatures…

Quand ma fille est née, je me suis remise à chercher et j’ai reçu deux offres : l’une pour un emploi à plein temps d’un an à la Chambre d’Agriculture, et l’autre pour un emploi à mi-temps de six mois à l’ONF. J’ai choisi le mi-temps pour pouvoir m’occuper de ma fille. C’était un pari un peu risqué. C’est ainsi que j’ai débuté comme secrétaire à l’ONF. C’était il y a vingt-sept ans et aujourd’hui j’y suis toujours ! Au début, je devais dactylographier des aménagements forestiers. J’ai dû potasser un lexique forestier pour comprendre ce que je tapais. Aujourd’hui, ces postes de dactylo n’existent plus, c’est l’aménagiste lui-même qui saisit ses données ; mais à l’époque les forestiers qui martelaient envoyaient leurs résultats manuscrits au service commercial, et les secrétaires devaient les saisir. Ce travail me plaisait car l’ambiance était bonne. À ce stade, je n’avais encore aucune initiative à prendre ; j’espérais ne pas rester dans ces fonctions trop longtemps, et pouvoir un jour progresser.

Quitter Bourges

Un jour, pour progresser professionnellement, j’ai dû quitter Bourges. En effet, j’avais passé avec succès le concours de Secrétaire Administratif à l’ONF, et afin de le valider, je devais quitter l’agence de Bourges pour quelque temps. J’avais à l’époque deux jeunes enfants, et mon mari travaillait à Bourges. Cruel dilemme : devais-je renoncer à cette promotion pour rester auprès d’eux ? J’avais conscience que le métier de secrétaire dactylo était en voie de disparition. Nous avons donc pris une carte de France et regardé quel poste pourrait éventuellement convenir. Mon mari m’a vraiment soutenue et, ensemble, nous sommes tombés d’accord pour que je parte à Troyes. J’y suis restée cinq ans (au départ il était question d’un an), de 1996 à 2001.

Cette mutation a demandé d’importants sacrifices familiaux, mais mon mari a été formidable et les grands-parents ont pu l’aider à s’occuper des enfants. Heureusement, même si je ne les voyais que pendant les week-ends et les vacances scolaires, mes enfants ne me faisaient pas la soupe à la grimace lorsque je les retrouvais. Et puis, j’ai eu de la chance, car les collègues, d’abord à Nancy où j’ai fait un court stage, puis à Troyes, étaient très accueillants. J’ai même emprunté la chambre d’amis chez l’un d’eux pendant un certain temps. Sans cet accueil chaleureux, loin de ma région, de mon mari et de mes enfants, je pense que j’aurais craqué ! Finalement, le fait de changer d’environnement m’a fait du bien. J’ai découvert de nouvelles méthodes de travail, et je suis d’ailleurs restée en contact avec les collègues d’alors qui sont aujourd’hui retraités. Nous nous donnons des nouvelles régulièrement, et nous rendons visite épisodiquement. Je sais désormais accueillir les « nouveaux » dans notre agence, car j’ai vécu la solitude des débuts. Même si le départ dans une région inconnue est voulu, c’est parfois difficile de dîner seul le soir dans une petite chambre !
Ce passage par Troyes, je ne l’ai jamais regretté car j’ai maintenant un travail qui me plaît.

Je suis une facilitatrice

Pour ce qui relève de l’administratif, nous, les secrétaires généraux, sommes un soutien au directeur. Et comme nous restons généralement plus longtemps en poste que ces derniers (ils changent au bout de quelques années), nous connaissons bien l’organigramme et le fonctionnement de l’entreprise. Au fond, je suis en quelque sorte une facilitatrice, j’essaye de rendre les collègues plus sereins !
Mon autre mission consiste à gérer le budget. Là, il faut parfois savoir dire non. Concernant le calendrier, voici comment ça se passe : en août-septembre, avec les chefs de service et le directeur d’agence, nous formulons les demandes : travaux, fournitures, véhicules, matériel, charges externes, etc., et nous faisons une proposition de budget. Celle-ci est ensuite envoyée au niveau territorial qui doit la défendre auprès de la Direction générale en octobre-novembre. Le mois de décembre est une période assez chargée pour moi à l’agence car c’est la période de clôture de l’exercice avec la course aux dernières factures. Le retour du budget nous parvient en janvier ensuite le directeur renvoie des contre-propositions, négocie le contrat de l’agence et le budget définitif est arrêté mi-février. Sur cette base, il s’agit de contrôler les dépenses. Seuls le directeur et moi-même avons le pouvoir de signature pour les commandes. Concrètement, je signe tous les bons de commandes et valide après les factures, tout en tenant le directeur informé chaque mois de l’état des commandes et des paiements au moment du conseil de direction. Pour l’instant, ce travail se fait sur papier ; en 2018-2019, tout sera dématérialisé, mais cela ne changera rien aux procédures pour les signatures !

À partir d’octobre, je regarde deux à trois fois par semaine où nous en sommes par rapport au budget ; je tiens le porte-monnaie si fermement qu’on me surnomme Harpagon ! Dans la gestion du budget, mes maîtres mots sont justesse et justice. Quand je rejette une demande, j’explique toujours pourquoi au demandeur. Nous gérons des sommes importantes (sept millions d’euros l’année dernière entre les charges externes et internes), il ne faut pas gaspiller l’argent ; nous devons faire attention, et voir parfois si nous ne pouvons pas attendre un peu pour tel achat, ou même nous en passer. L’exception, ce sont les dépenses pour la sécurité : là, il faut être réactif, et répondre aussitôt à la demande.

J’aurais du mal à vous décrire une journée type

J’ai un travail très varié avec des tâches qui changent tous les quarts d’heure au gré des coups de fil, des mails arrivants, ou des collègues qui viennent dans mon bureau poser une question ; je jongle ainsi avec les sujets de budget, contrôle de gestion à ceux de RH, immobilier, véhicules, intendance, etc. J’arrive le matin à 8 h 30, normalement j’ai des horaires fixes, mais mon heure de départ dépend des besoins, je ne vais pas abandonner un travail ou une réunion sous prétexte que l’heure de partir est arrivée. Mon premier réflexe du matin est de consulter mes mails puis mon planning Excel avec tout ce que j’ai prévu de faire ; il me sert de « pense-bête » pour pouvoir déclarer ensuite combien de temps j’ai dédié à chaque activité. J’impute les factures, je signe les bons de commande et valide les factures à partir des bons de commande et des « services faits » au moins deux fois par semaine, et tous les jours en fin d’année. Le courrier part à 15 heures donc tout doit être prêt avant pour arriver régulièrement à notre collègue de la comptabilité à Limoges. Ensuite je dois aussi régler les problèmes d’intendance, répondre à toutes les sollicitations des collègues.

Les mardis et jeudis, jours de martelage, je suis assez tranquille pour travailler, il y a peu de coups de fil. Les autres jours, j’en reçois pas mal. L’écoute fait partie de mes missions, je dois être disponible pour parler avec les collègues, techniciens forestiers, qui sont souvent seuls dans leur travail. J’ai des appels au secours : « On t’attendait, on n’a plus de téléphone [ou d’ordinateur ou les deux] ! » J’ai l’impression d’être un repère, parfois la bouée de secours. Je ne m’ennuie jamais, j’ai soixante-quinze interlocuteurs à l’interne au sein de l’Agence et pas mal d’autres à l’externe, je ne compte pas ; certains appellent très souvent, d’autres deux fois par an selon les personnalités. Mais il faut aussi être solide pour entendre tous ces problèmes : il y a des journées très difficiles où, telles des éponges, j’absorbe le malheur des autres. Je dois prendre une certaine hauteur, savoir écouter et toujours rester humaine, – il est primordial de rester juste.

Puis, je ne me sens pas bridée car je suis autonome, je crois que mes directeurs successifs m’ont fait confiance.

Nous avons formé un réseau de secrétaires généraux au sein de la Direction Territoriale, qui nous permet de nous sentir moins seuls et de nous entraider.

Plus largement, nous essayons de garder un lien entre tous les personnels. Chaque année, une journée de convivialité est organisée, et nous sommes tous invités : au programme, visite d’un site et partage d’un repas. C’est une occasion de se rencontrer et de discuter, car nous aimons échanger. À l’agence, par exemple, nous avons une pause-café à 10 heures, qui se transforme parfois en réunion de travail où chacun peut parler des sujets professionnels, mais aussi, souvent c’est l’occasion d’échanger des plaisanteries. Et à midi, nous mangeons ensemble avec notre gamelle, souvent entre femmes (les « administratives »), les collègues techniques masculin étant amenés à partir plus souvent sur le terrain. Nous parlons souvent du travail, forcément, mais également de notre vie personnelle.

À la maison, c’est mon mari qui s’occupe de l’intendance ; en famille, je ne pense plus argent et chiffres ! Et nous avons tous les deux une passion qui nous permet de nous ressourcer : les voyages. Chaque année, nous faisons un ou deux grands voyages de plusieurs semaines et aussi quelques petits week-ends. Quand je suis au Japon, au Vietnam, au Cambodge, ou en Jordanie, je déconnecte vraiment, même s’il m’arrive de regarder mes mails le soir venu, au cas où. Lors de notre dernier voyage, nous avons marché au Népal, et nous sommes rentrés juste avant le tremblement de terre. Ça fait réfléchir…

Je me sens comme un maillon de la chaîne dans le fonctionnement de l’ONF avec pour exigences la réactivité, l’écoute et la rigueur. Je suis dans l’ombre du directeur et cela me convient parfaitement ! Ce poste me plaît, je n’ai pas envie d’aller travailler ailleurs, les collègues sont sympathiques, l’ambiance dans l’Agence est bonne et pour moi c’est important. J’apprécie de travailler en collaboration avec un directeur d’agence, c’est plus facile de travailler à deux, on réfléchit mieux à deux que seul et on peut s’épauler pour les prises de décisions.
Cela fait vingt-sept ans que ça dure et je dois dire que pour l’instant, tout va bien, je n’ai jamais regretté mon choix de signer mon premier contrat à l’ONF, qui est un établissement attachant de par les missions qui nous sont confiées, mais également par la richesse et la diversité de ses personnels.